Аутсорсинг офисных функций

Офисный аутсорсинг – посторонним вход разрешен

Подключить аутсорсинг офисных функций – это значит позволить другим, посторонним людям делать то, что они умеют лучше тебя, а самому сосредоточиться на решении глобальных задач.

По большому счету аутсорсинг офиса несет в себе две функции:

  1. Экономит время, деньги и оргресурсы бизнеса за счет передачи непрофильных функций внешним сотрудникам.
  2. Дает качественную и своевременную помощь на пике сезонных работ или при выполнении спецпроектов.

Компания «Х», выступая в роли аутсорсера по Беларуси, возьмет на себя часть работы и предоставит внешний персонал на время актуальности задачи.

Аутсорсинг офиса: от глобального до мелочей

Аутсорсинг офисных функций может взять на себя значительную часть задач, которые важны для жизнеобеспечения офиса, но конкретной прибыли компании не приносят:

  • документоведение;
  • архивное дело;
  • бухучет;
  • подбор персонала;
  • обучение сотрудников;
  • офис-менеджмент;
  • секретариат;
  • холодные и горячие звонки;
  • IT-администрирование;
  • отдел переводов (иностранные языки);
  • жилищно-коммунальное обслуживание;
  • мелкий ремонт;
  • отдел рекламы;
  • работу с клиентами;
  • отдел корпоративной культуры;
  • функции безопасности;
  • охрану труда;
  • клининг;
  • уборку прилегающей территории.

На аутсорсинге офисных функций можно сократить издержки предприятия без ущерба для основного направления. Вы сэкономите время и затраты на подбор, обучение и внедрение персонала, снизите расходы на содержание. За счет привлечения внешних сотрудников экономятся собственные трудовые ресурсы.

В итоге Вы повышаете конкурентоспособность бизнеса на рынке аналогичных услуг, можете быстрее реагировать на внешнеэкономические изменения, так как мобильность компании, избавленной от лишнего «балласта», увеличивается. Имидж компании вырастет, а риски уменьшатся.

Непосильный труд или обычное дело?

Аутсорсинг офиса базируется на том, что большинство функций для штатных сотрудников, занятых каждый своим делом, — обременительная рутина. Такие дела хочется отложить на потом, потому что находятся срочные вопросы, требующие безотлагательного решения. Часто дополнительные нагрузки выполняют единовременно в авральном порядке, а потом забывают еще на месяца или даже годы.

Руководитель компании вовсе не прочь наладить эту работу, например разобраться наконец-таки с кипами документов, которые растут и размножаются, как одуванчики весной. Но на это нет времени, нет и сотрудника, который мог бы этим заняться. Да и те, кого удается найти, и кто находится в свободном плавании в океане трудовых ресурсов… Их деловые качества часто не выдерживают никакой критики.

А аутсорсинг дает гарантии, обеспечивает качество, выполняет обязанности легко и со стороны незаметно. Как это удается, поговорим далее.

Готовое решение и экономическая составляющая

Аутсорсинг офисных функций позволяет существенно сэкономить, если услуга востребована, например в компании большой документооборот или много исходящих звонков. Также она послужит выходом тогда, когда большой объем работ выполняется разово, скажем, разобрать скопившиеся документы и сдать в архив.

Посредством аутсорсинга можно провести аудит и привести в порядок документацию за пару дней в ожидании визита проверяющих органов. В этих случаях принцип оптимизации с помощью аутсорсинг офиса будет эффективно работать.

Чем больше компания, тем больше приходится тратить на «посторонние» статьи бюджета. Компании «Х» известен случай, когда крупная фирма тратила 6% прибыли на простую печать бумажных документов. Мы помогли наладить этот процесс и сэкономить.

Затраты на эту функцию были «размазаны» между отделами. Бумагу для принтеров покупали одни, краску заказывали другие, обслуживанием техники занимались третьи. А специалисты дублировали функции друг друга. Покопийное (постраничное) обслуживание сняло данную проблему и вылилось в экономию за счет скрытых расходов на печать, о которой руководство компании не подозревало.

Если хотите:

  1. Оптимизировать затраты.
  2. Упростить офисные процессы.
  3. Освободить сотрудников отделов от непрофильных задач.
  4. Обеспечить бесперебойную работу офиса.
  5. Управлять скрытыми расходами.
  6. Точно проектировать бюджет.
  7. Иметь постоянную техническую поддержку. –

Есть смысл всерьез задуматься об аутсорсинге. В данном случае первопроходцами быть приятно, так как количество предложение невелико.

Почему нам проще

А знаете, дело не в том, что работа Вашего офиса построена как-то неправильно. Нет, нам действительно проще. Ведь это наш профиль.

Опыт и постоянная практика, которую аутсорсинг-персонал получает, выполняя аналогичные задачи, будет Вам полезен. В данном случае практика решает. Ведь за плечами у нас десятки подобных завершенных проектов. Свободных специалистов с опытом работы, таким, какой есть у наших сотрудников, на рынке Минска и других городах Беларуси, найти бывает очень трудно

Квалификация и образование – мы целенаправленно работаем над повышением квалификации персонала из собственной базы данных. Внешние сотрудники проходят инструктажи на рабочем месте, имеют необходимые допуски, протестированы на соответствие предъявляемым требованиям клиента.

Охват рынка труда – задействуем разные источники поиска и подбора персонала, включая платные биржи труда, интернет-ресурсы, социальные сети, собственный банк данных. Таким образом можем набирать до 100 человек в месяц. Каждый работник трудоустраивается через Компанию «Х».

О договорных обязательствах

Договор подряда или возмездного оказания услуг оставляет заказчику больше места для маневра, чем трудовой договор. Все обязательства перед сотрудниками несет аутсорсинг-партнер – Компания «Х».

В договоре можно и нужно предусмотреть все о сотрудниках и их задачах:

  • квалификация;
  • количество;
  • режим работы;
  • особые условия труда;
  • стоимость услуг;
  • обеспечение техническим инструментарием;
  • оснащение спецодеждой;
  • расходные материалы;
  • порядок сдачи-приемки работ и многое другое.

Назначенный менеджер будет контролировать и координировать выполнение работ, он же выступит табельщиком и нормировщиком. При массовом наборе количество менеджеров увеличивается из расчета один управляющий на 30 человек.

Компания «Х» избавит от забот, которые до этого тяготили в офисе. Мы практикуем индивидуальный подход в зависимости от объемов работ и их характера.

Начните решать свои проблемы сегодня. Один звонок или короткое письмо с заявкой, и завтра офисные серые будни превратятся в радостный праздник интересного, созидательного труда.

Аутсорсинг офисных функций – ничто больше не помешает сосредоточиться на главном!