Кадровый аудит

Кадровый аудит – сравнительно новое направление в системе управления персоналом. Все знают о бухгалтерском аудите. Теперь его принципы взяли на вооружение HR-службы и успешно применяют.

Ждете проверку, считаете, что не все в порядке с учетом кадров, пытаетесь понять, насколько компетентен кадровик или целая служба, расстаетесь с HR- менеджером и хотите грамотно оформить прием-передачу дел?

Экспертная оценка кадрового документооборота на соответствие нормам трудового и налогового законодательства, иным требованиям и правилам, принятым на уровне государства. Вот, что нужно.

«Белые пятна» кадрового учета

Компания «Х» выбрала аудит кадрового делопроизводства направлением деятельности не случайно. Мы часто сталкиваемся с тем, что к ведению кадровых документов в компании относятся без должного внимания, считают делом второстепенной важности, откладывают на потом.

Но когда наступает то самое «потом», разобраться бывает сложно: хронология нарушена, часть документов потеряна или ее не существовало. Есть такие нюансы, которые никак нельзя называть и считать мелочами. Это ведение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, гарантий и компенсаций по временной нетрудоспособности, защита персональных данных, учет рабочего времени и др.

За эти и другие нарушения работодателю грозят немалые штрафы, которых можно и нужно избежать.

Существует и моральная сторона вопроса. Неправильно поданные или ложно интерпретированные сведения, касающиеся трудовой деятельности сотрудника, приводят к возникновению конфликтов, трудовых споров и судебных исков.

Виды кадрового аудита

Аудит кадровых документов бывает двух видов: полным и частичным. Первый охватывает кадровый учет всех сотрудников. Второй проводится выборочно в разрезе должностей или отделов. Системные ошибки в построении организации документов выявляются и в том, и в другом случае.

Еще одна классификация аудита кадровых документов разделяет на внутренний и внешний. Соответственно, он проводится силами самой компании либо с приглашением сторонней экспертной организации.

Внутренний аудит хорош для маленьких компаний с небольшой численностью сотрудников, где функции ведения кадрового учета возложены, на бухгалтера, секретаря, реже юриста или самого руководителя организации. Тогда и разовый контроль можно поручить одному из специалистов из этого списка.

Другое дело – крупные компании с большой штатной численностью и разветвленной структурой. Тогда проведение кадрового аудита отнимает много времени, отвлекать сотрудников на эту работу в ущерб основной не имеет смысла. Рациональнее пригласить стороннюю компанию, профессионально оказывающую данную услугу.

Что включает пакет услуг кадрового аудита

Компания «Х» проводит кадровый аудит организации в три последовательных этапа. В них входят:

  1. Фактическая проверка ведения трудовой документации.
  2. Обзор ошибок и недостающих номенклатурных позиций, рекомендации по их доработке.
  3. Исправление недочетов, восполнение пробелов, предоставление типовой модели политики кадрового делопроизводства.

Работа ведется сразу по нескольким направлениям:

  • документы, имеющиеся в наличии, проверяются на соответствие требованиям законодательства;
  • документооборот компании проверяется на наличие/отсутствие полного комплекта, предусмотренного нормативными актами, принятыми в Беларуси;
  • отдельно изучаются документы из так называемого сегмента повышенного риска — это оформление трудовых книжек, трудоустройство иностранных граждан, учет сверхурочных работ, правильность оформления испытательного срока, трудовые договора, должностные инструкции и соглашения о материальной ответственности, соблюдение графика отпусков, наложение дисциплинарных взысканий и прочее.

По итогам проверочных действий предоставляется письменный отчет и рекомендации по устранению недочетов. Услуги кадрового аудита включают сопровождение проверок трудинспекции.

От руководителя организации требуется только определение предмета и целей аудита, сроков проведения и ответственных лиц, издание соответствующего приказа, предоставление документов согласно перечню.

Компания «Х» заостряет внимание руководства на рисках компании, то есть тех уязвимых местах в кадровом сегменте документооборота, где возможны санкции со стороны контролирующих органов. Считаем, что спорные ситуации в случае с сотрудниками также лучше устранять до их возникновения и минимизировать риски в сфере трудовых прав заранее.

Когда еще кадровый аудит необходим

Бывают ситуации в производственной деятельности, не связанные со сторонними обстоятельствами (проверкой), когда возникает потребность в проведении кадрового аудита. Вот наиболее распространенные:

  • уход руководителя компании;
  • смена руководителя кадровой службы; инспектора по кадрам или сотрудника, ответственного за кадровое делопроизводство;
  • конфликтная ситуация с одним или несколькими членами коллектива, когда возникает вероятность жалоб и судебных разбирательств с их стороны;
  • изменение законодательства в сфере кадрового учета и трудового права.

А можно без него?

Конечно, можно. Это совсем не обязательная процедура, законом не оговорены ее введение и периодичность таких процедур. Но с аудитом организация сможет сберечь не только деньги, но и репутацию, что иногда дороже. Размер штрафных санкций обычно превышает затраты на услуги компании «Х». Даже одна такая аудиторская проверка позволяет нашим клиентам оптимизировать расходы на содержание кадровых служб.

Это одна из немногих HR-услуг, где применяются различные тарифы и можно гибко выбрать размер оплаты, исходя из реальных потребностей организации.

  1. Почасовая оплата.
  2. Фиксированная за проект.
  3. Комбинированная.

Руководители предприятий в Минске и других городах Республики Беларусь предпочитают фиксированную оплату стоимости услуг компании «Х». Цены имеют устойчивую тенденцию к росту, так как востребованность растет.

С нашей помощью Вы получаете возможность:

  • привлечь к работе высококлассных специалистов без увеличения штатной численности;
  • получить объективную оценку и независимый взгляд на дела в компании со стороны;
  • повысить авторитет предприятия на рынке труда.

Обращайтесь к нам, чтобы познакомиться с руководителем направления и аудиторами, определить цели, уточнить пожелания и обговорить стоимость. Мы готовы начать кадровый аудит сразу после того, как обговорим условия сотрудничества.