График предоставления отпусков определяет порядок отдыха работников в течение года, позволяя не нарушать нормального темпа работы предприятия. Форма и порядок его составления утверждены ТК РБ.
Срок составления графика
График формируется на календарный год и должен быть утвержден не позднее 5 января года, на который он был составлен. Однако документ может быть подготовлен и позже, если иные сроки были согласованы с профсоюзом или указаны в коллективном договоре.
Порядок утверждения и согласования графика
Первым шагом перед составлением графика отпусков является издание приказа, в котором определяются ответственные лица и сроки его подготовки. Как правило, разработкой документа занимаются представители бухгалтерии или кадровой службы организации.
Ответственный сотрудник согласовывает распределение отпусков в течение года с работниками так, чтобы предприятие продолжало свою работу без потерь и с учетом возможной сезонности деятельности бизнеса. При наличии коллективного договора также потребуется одобрение профсоюза.
В графике допустимо указание месяца, когда работник планирует уходить в отпуск без конкретных дат. Точные сроки определяются в подаваемом непосредственно перед отдыхом заявлении.
Одним из последних этапов является утверждение графика руководителем предприятия. Для этого может быть подписан каждый бланк для отдельных подразделений или выпущен общий приказ, где будут перечислены разработанные и готовые к ознакомлению графики.
Особенности формирования графика отпусков
Трудовой кодекс позволяет составлять график отпусков как в целом на все предприятие, так и для каждого подразделения отдельно, что особенно актуально, если компания имеет несколько филиалов и обширный штат.
По общему правилу дату выхода в отпуск работник согласовывает с нанимателем, также допустимо разделение периода отдыха на несколько частей, продолжительностью не меньше 14 дней с возможностью переноса дат на следующий год или получение денежной компенсации за неиспользованные дни. Однако, есть ряд ситуаций, перечисленных в ст. 168 ТК РБ, когда сотрудник может получить отпуск без получения согласия руководства компании:
- На период каникул в учебном заведении, а также перед или после итоговой аттестации, если работник получает образование в вечерней или очной форме обучения;
- На период отпуска по беременности и родам супруги;
- При выходе в отпуск на основной работе;
- На период отдыха военнослужащего супруга или супруги;
- На летний период или иной срок для несовершеннолетних работников;
- Отдельные категории работников, а именно – ветераны ВОВ, инвалиды и работники Чернобыльской АЭС, родители или опекуны двух и более детей до 14 лет.
Впервые отпуск предоставляется по истечение полугода с момента приема на работу сотрудника, однако, в ст. 166 ТК РБ перечислены определенные категории граждан, которые могут воспользоваться своим правом на отдых раньше установленного периода, например:
- Матери перед отпуском по беременности и родам;
- Переведенные сотрудники;
- Совместители.
В таких случаях расчет дней отдыха производится исходя отработанного времени, но не менее 14 календарных дней.
Уведомление сотрудников
В обязанности нанимателя входит донесение до сведения работников утвержденного графика отпусков. Для защиты интересов компании рекомендуется производить данную процедуру под роспись каждого сотрудника. Законодательство позволяет формировать для данных целей специальный лист ознакомления или же в разработанной форме графика утвердить дополнительные столбы с местами для подписей работников.
