Под адаптацией мы в этой статье будем понимать приспособление потребностей и ожиданий нового сотрудника к требованиям, которые предъявляет к нему наниматель. Сюда же относится и весь процесс приспособления новичка к внутренней социальной среде фирмы.
Почему важно уделять внимание адаптации новых сотрудников? Все просто. Если не планировать период адаптации, то новички в коллективе, которых Вы так долго искали и подбирали самостоятельно или с помощью кадровых агентств, быстро покинут компанию. Около 80% людей, которые уволились в первые полгода-год работы, решают уйти уже в первые пару недель после выхода на новую работу. Причинами такого решения становятся:
- Информация, предоставленная кандидату на собеседовании, не совпадает с реальностью.
- Слишком много или слишком мало информации. Новичку либо не предоставляют толком почти никаких структурированных вводных данных, либо наоборот, на человека обрушивается бесконечный поток информации, в котором он теряется.
- Руководство не уделяет внимание вопросы интеграции сотрудника в среду компании.
- Если адаптацией и занимаются в фирме, то по остаточному принципу.
Чтобы компании не приходилось искать людей на одну и ту же должность несколько раз подряд за короткое время, учитывайте проверенные практикой рекомендации по адаптации персонала.
- Совет 1. Оцениваете не только Вы, но и Вас.
Помните, в первые недели работает, не только Вы оцениваете работника, он тоже наблюдает и делает собственные выводы по поводу продолжения работы в компании. Так что детально продумайте заранее адаптационный план. Пропишите в нем сроки, цели и задачи адаптационного периода, промежуточные результаты. И, конечно, с первого дня подробно, доступно и обстоятельно объясните новому сотруднику, в чем состоит его работа. - Совет 2.Честно расскажите о работе на собеседовании.
Уже на этапе собеседования честно расскажите соискателю о «подводных камнях» и нюансах работы в компании. Чтобы у нового сотрудника не было несоответствий между ожиданиями и его действительной ролью и рабочим функционалом. Если Вы рассказали человеку на собеседовании только о части его реальных функций, а после приема на работа «навесили» еще пачку обязанностей, то понятно, что новичок быстро разочаруется и уйдет искать другое место работы. - Совет 3.Осознайте цели адаптации персонала.
Цель создания и внедрения в работу плана адаптации — не выполнить формально поручение начальника, а уменьшить издержки фирмы. Достижению этой цели способствуют: 1. Быстрый выход новичка на высокий уровень продуктивности.
2. Минимизация ошибок, допущенных новым сотрудником, благодаря тщательно проработанному обучению.
3. Уменьшение кадровой текучести как итог внедрения результативно плана адаптации сотрудников. - Совет 4. Применяйте прогрессивные адаптационные методики.
К числу действенных прогрессивных методик адаптации новичков относятся:
— Обучающие семинары и тренинги, нацеленные на развитие конкретных скилов сотрудника, необходимых в работе: общение с клиентами, умение выступать перед публикой, готовить презентации, выходить из конфликтных и стрессовых ситуаций.
— Беседы с HR-менеджером, непосредственным начальником, кадровиком, в которых новые сотрудники получают ответы на вопросы, волнующие их больше всего.
— Специализированные адаптационные программы (например, деловые игры).
— Ознакомительная экскурсия по территории фирмы нанимателя. В процессе такой экскурсии новички ближе знакомятся с повседневной работы разных структурных подразделений, больше узнают об истории компании, ее корпоративной культурой.
— BuddyProgram – методика, когда за новичком закрепляется сотрудник, помогающий решать разные неформальные вопросы. Своего рода товарищ, друг, который рассказывает, как тут все устроено, где пообедать, где кого найти и т.д.
- Совет 4. Применяйте прогрессивные адаптационные методики.
К числу действенных прогрессивных методик адаптации новичков относятся:
— Обучающие семинары и тренинги, нацеленные на развитие конкретных скилов сотрудника, необходимых в работе: общение с клиентами, умение выступать перед публикой, готовить презентации, выходить из конфликтных и стрессовых ситуаций.
— Беседы с HR-менеджером, непосредственным начальником, кадровиком, в которых новые сотрудники получают ответы на вопросы, волнующие их больше всего.
— Специализированные адаптационные программы (например, деловые игры).
— Ознакомительная экскурсия по территории фирмы нанимателя. В процессе такой экскурсии новички ближе знакомятся с повседневной работы разных структурных подразделений, больше узнают об истории компании, ее корпоративной культурой.
— BuddyProgram – методика, когда за новичком закрепляется сотрудник, помогающий решать разные неформальные вопросы. Своего рода товарищ, друг, который рассказывает, как тут все устроено, где пообедать, где кого найти и т.д. - Совет 5. Учитывайте, что адаптация — процесс комплексный.
Поэтому в него должны быть вовлечены не только HR-специалист или непосредственный начальник новичка. Примерное распределение зон ответственности выглядит так:
— HR-менеджер — рассказывает новичку о компании и ее работе в целом, это методист;
— начальник отдела — определяет круг рабочих обязанностей новичка, подбирает для него наставника, готовит список заданий, знакомит с планом адаптационным мероприятий, контролирует промежуточные итоги работы, решает, насколько успешно новичок справился с испытательным сроком;
— наставник ответственен за непосредственное знакомство с коллегами, подготовку рабочего места, он же рассказывает о функционале каждого подразделения, помогает вникнуть в текущую работу, дает новенькому обратную связь. Совет 6.
Составляйте план адаптации, исходя из стадии развития компании.
Казалось бы, какая тут связь? Но на деле связь прямая. Каждому этапу жизни компании соответствует свои особенности, которые надо учитывать при адаптации новичков:
— на стадии стартапа потребность в адаптации минимальная, так как все сотрудники рядом и вся нужная информация под рукой;
— на стадии роста уже потребуется разработать вводный курс или «книгу новичка», если HR-службы к этому моменту у фирмы нет, то задача переходит к руководителям растущих отделов;
— во время стабилизации желательно периодически пересматривать и актуализировать информацию в «книге новичка», чтобы ее содержание соответствовало реалиям;
— на стадии спада приходится думать не о расширении, а о сокращении штата и оптимизации структуры, если такой момент наступил, старайтесь договориться с людьми об увольнении по соглашению сторон, большую помощь в этом окажет программа аутплейсмент (процедура добровольного увольнения).- Совет 7. Продумайте и внедрите в работу конкретные, понятные, измеряемые показатели, с помощью которых Вы сможете оценить качество прохождения адаптации (КРІ).
Распространенная ситуация, когда в плане адаптации новичков нет понятных и адекватных критериев результативности. В итоге невозможно объективно оценить, насколько успешно новый сотрудник справился с прохождением испытательного срока и смог адаптироваться к условиям работы на новом месте.
Это сбивает новичков с толку, потому что они не понимают, по каким критериям их работу будет оценивать руководство. Например, для сотрудников отдела установлена норма по звонкам по холодной базе клиентов в размере Х звонков ежедневно. Сотрудники в курсе, почему норматив установлен на этом уровне. Вероятно же, есть причина, почему выбрана именно такая цифра. Если люди знают, что критерии оценки эффективности их работы обоснованы объективными обстоятельствами, а не придуманы «с потолка», то они понимают, как их повседневная работа влияет на результативность компании в целом.
Также не забудьте уже в начале работы четко объяснить новому сотруднику, каких конкретно результатов Вы ждете от него через 1, 2, 3, 6 и т. д. месяцев работы. И поясните, почему сейчас для ему важнее всего вникать и учиться, а не делать все, сразу и с кучей ошибок. Понятные реалистичные ожидания руководства снижают тревожность, помогают наладить искренний диалог, подталкивают новеньких не стесняться просить помощи у коллег и начальства. - Совет 8. Обязательно берите подробную обратную связь о сотрудников, решивших уволиться.
Советуем внедрить в практику анкетирование увольняющихся сотрудников, а также проводить так называемые «выходные интервью» (что-то вроде собеседования наоборот).
Распространенная ситуация, когда в плане адаптации новичков нет понятных и адекватных критериев результативности. В итоге невозможно объективно оценить, насколько успешно новый сотрудник справился с прохождением испытательного срока и смог адаптироваться к условиям работы на новом месте.
Полученная таким образом информация поможет с одной стороны определять на этапе найма неподходящих кандидатов, а с другой — найти и устранить внутреннюю системную проблему, одну или несколько.
Следуя этим простым советам, Вы сможете создать и внедрить в работу компании продуманную адаптационную систему для персонала на основе прогрессивных методик, которая поможет Вашему бизнесу развиваться еще эффективнее. Избегайте ошибок и развивайте талантливых сотрудников на благо компании!
